Côté fonctionnalité de base, la Ged évolue peu, mais est considérablement mieux intégrée au quotidien de l'utilisateur. Les outils, de Adobe à Verity, de Microsoft à de nouveaux arrivants comme Jalios ou Xyleme, sont caractérisés par une technologie Internet/XML, une démarche légère, moins chère, intégrée dans le travail en équipe et dans le quotidien "bureautique" d'un grand nombre d'utilisateurs de base.