L'utilisation d'un système d'archivage électronique, SAE, assure la pérennité des archives électroniques. Il contrôle l'authenticité des documents. Tous les services doivent trier leurs documents et verser ceux à archiver dans un SAE. La simple sauvegarde des documents sur les serveurs de la collectivité ne suffit pas. Le service d'archives travaille avec le service informatique et les directions métier. Des protocoles sont mis en oeuvre pour trier les documents au fil de l'eau.